ジョブメドレーアカデミーで200名の職能研修を一元管理。多言語動画も活用し、評価の公平性がアップ！

職能研修を手間なく適切に管理したかった

── 藤田さんの主なご担当業務を教えてください。

藤田氏　介護保険請求や行政関係の手続き、介護サービスの質の管理などをおこなっています。研修業務は品質管理の一環です。ケア事業部と連携して年間研修計画を策定し、毎月の運営管理をしています。

── らくらグループには価値観研修、人間力研修、職能研修と3種類の研修があるそうですね。

藤田氏　はい。価値観研修や人間力研修は総務部の管轄で、ジョブメドレーアカデミーを使用しているのは職員のスキルアップを図る職能研修です。以前はケア事業部が研修動画を作成してグループウェアにアップしていたのですが、2022 年5月に事業HR・品質管理課が発足し、現在の体制になりました。

── 新部署発足後、どういう流れでジョブメドレーアカデミーを導入することに?

藤田氏　従来の職能研修は事前準備に時間がかかるうえ、確認テストと研修レポートの運用方法がバラバラで、管理をするのが大変だったんです。その様子を私は傍から見ていたので、体制の見直しを機にオンライン動画研修サービスに切り替えよう、と。まずはインターネットで調べて3社まで絞り、各社の説明を聞いてジョブメドレーアカデミーに決めました。

── サービス選定時に重視したことを聞かせてください。

藤田氏　当社は研修を人事評価と紐づけているので、レポート機能やテスト機能があることが絶対条件でした。ジョブメドレーアカデミーを選んだのは、200 名近い職員の研修を一元管理でき、各職員・各事業所の受講状況がわかるからです。インドネシア人の職員もいるので、インドネシア語の動画があることも決め手になりました。

── 導入の周知はどのように進めたのでしょうか。

藤田氏　初めに月に一回管理者が集まるマネジャー会議で、導入の経緯と意図を伝えました。3つのサービスを比較しながらジョブメドレーアカデミーを選んだ理由を説明し、研修内容のすり合わせをしたんです。それを2ヶ月かけておこなったあと、管理者から現場のみなさんに伝えていただき、同時にグループウェアや紙でもお知らせしました。

── かなり丁寧に周知されたのですね。

藤田氏　受講を浸透させるためには、なぜ研修をおこなうのか、なぜオンライン動画研修なのか、研修を受けることがどう評価につながるのか、といったことをしっかり伝えておく必要があると思ったんです。最初にいただいた資料にジョブメドレーアカデミーの定着率は70パーセントだと書かれていたので、その資料を各事業所に配り、「まずは受講達成率70パーセントを目指します」という話もしました。

── 職員のみなさんの反応はいかがでしたか?

藤田氏　これといってネガティブな声はなかったと思います。ID・パスワードは導入時に用意していただいた周知シートで案内したのですが、ICT が苦手な方に若手職員が操作方法を教えてくれたこともあり、混乱なく研修を始められました。

定着成功のポイントは、管理者たちの意識の高さ

── 受講に関するルールを教えてください。

藤田氏　基本的には勤務時間に事業所のパソコンやタブレットで受講していただいています。ただ端末が足りないときもあるので、スマートフォンでの受講も可としています。

各研修の受講期間は年間計画で定めていますが、受講のタイミングは事業所ごとに異なります。サービスによって働き方が異なるため、統一ルールを設けられないんです。なので、毎回シフトに組み込んでいる事業所もあれば、手が空いたときに受講している事業所もあります。

── 受講状況はいつ確認していますか?

藤田氏　月初に前の月の受講記録を出力し、マネジャー会議で共有しています。事業所別・職員別の受講達成率、事業所ごとの未受講者数、それから確認問題の正解率や研修レポートも出しています。確認問題は正解率79パーセント以上を合格として、合否の一覧表も作成しています。

── 確認問題の合否を人事評価に反映しているのですか?

藤田氏　確認問題の正解率とレポートを提出したかどうかです。レポートを読むと個人の意見や考え方がわかるので、管理者の方は面談の資料としても活用してます。

── ほかに独自の運用ルールがあれば教えてください。

藤田氏　職員の入退職に伴うIDの追加削除の報告は、毎月20日までとしています。期限を設けないと管理が大変ですし、報告し忘れる心配もあるので、料金発生のタイミングを考慮して20日にしました。ルール化したおかげで、入職者がすぐに研修を受けられないということにならずに済んでいます。

── 御社は導入直後から70%前後の高い受講達成率を維持されています。定着成功の最大のポイントはなんだったと思いますか?

藤田氏　導入の事前周知や評価との紐づけも大事ですが、一番は管理者がそれぞれの事業所の状況を認識し、職員に受講を促していることだと思います。内部監査でも研修を重視していることもあり、管理者のみなさんは意識を高く持って取り組んでくれていると感じます。

インドネシア語動画が学びのモチベーションに

── 現在、外国人職員は何名いらっしゃいますか?

藤田氏　11 名のインドネシア人職員が在籍しています。昨年の5月に最初の4名が入職し、この4月に7名加わりました。在留資格は全員特定技能1号です。

── 受け入れにあたって不安や懸念はありませんでしたか?

藤田氏　どのくらい言葉が通じるだろうという懸念はありました。でも、グループ会社が早くから外国人人材の雇用を始めていたおかげで、自信を持てたところもあります。

── 最初の採用から1年が経ちましたね。

藤田氏　はい。インドネシア人職員と一緒に仕事をしている方々は、「みんながんばりやだ、仕事が丁寧で頭が下がる」と手放しで褒めています。「笑顔が増えた、自分もしっかりしなくちゃという気持ちになる」という声も聞くので、現場に良い影響を与えてくれているようです。事業所の SNS の投稿もしてくれていて、「たどたどしい日本語が可愛らしい」とお客さまのご家族にも評判です。

── 入職からジョブメドレーアカデミーの運用開始まで3ヶ月ほどありましたが、その間の研修はどうしていましたか?

藤田氏　職能研修を受けてもらうのは難しく、対面の事業所研修のみ参加してもらっていました。対面であれば、日本語が片言でも伝わる言葉を探して説明することができるので。ただ、テストの類は免除するしかない状態でした。

ジョブメドレーアカデミーのインドネシア語動画には、インドネシア語の確認問題もついているのでとても助かっています。

── インドネシアのみなさんの職能研修も、藤田さんが年間計画を立てているのですか?

藤田氏　そうです。とはいえ、インドネシア語の研修も日本語とほぼ同じ内容・スケジュールで組めているので、管理上の負担が増えることはありません。インドネシア人職員のみんなも、母国語で受講できるぶん余計なストレスを抱えずにすみ、「今月もやるぞ!」とモチベーションを高く保てているようです。

職員教育は各事業所に任せている部分もありますが、言語的なフォローをどのくらいできるか、専門用語をどこまで使うかは、現場ごとに差が出ると思うんです。なので、研修を均質化できるという面でも、ジョブメドレーアカデミーには感謝しています。

── インドネシア語動画のほかに導入効果を感じていることがあれば教えてください。

藤田氏　研修の受講達成率を正確に把握・共有できるようになった影響は大きいと思います。職員単位だけでなく事業所単位のデータもわかるので、マネジャーや管理者が周りの事業所まで目を向けるようになったと言いますか。足を引っ張らないようにしようという意識が強まり、全体的に一体感が生まれた気がします。

ジョブメドレーアカデミーを使えば特定事業所加算の個別研修計画も立てられそうだから取得を目指したい、という事業所が出てきたこともうれしい変化です。運営指導でジョブメドレーアカデミーの受講記録を提出した事業所は、「よく取り組まれていますね」と褒めていただけましたし、導入して良かったと思うことはいろいろあります。

── 現場の職員のみなさんに動画の感想や使用感を聞くことはありますか?

藤田氏　ちょうど受講中の職員に会ったときは、スマートフォンで見られることを喜んでいました。それに動画の種類が多いので、割り当てられた研修以外の動画を見ている方もいます。ライブ配信された介護福祉士資格試験の解答速報を見たという話も聞きました。

── ライブ配信は新しい試みだったので、ご覧いただけてうれしいです。

藤田氏　いずれは当社でも実技動画を撮って、ジョブメドレーアカデミーで共有したいですね。そうすれば、各事業所からも「こんな取り組みをしたい」といった意見が出てくると思うので。

── 本日は貴重なお話をありがとうございました。

※内容はすべて取材当時のものです。