ジョブメドレーアカデミーで社内研修のムリ・ムダ・ムラを削減! 浮いたリソースを別の仕事に回せるように

伝達研修の課題を解決すべく導入を検討

── 最初に本社 企画部・サービス推進室のお仕事について聞かせてください。

斉藤氏　全館のサービス実施状況の確認からマニュアルの改定まで、サービスにまつわる指導や監督を担当しています。研修の企画と開催もそのひとつです。全館の幹部職員が参加する半期に一度の全体会議で外部講師に講演していただいたり、本社やいずれかの館で毎月行う専門研修の手配をしたり。それらをビデオ撮影してWeb 会議ツールで配信した後、オリジナル動画としてジョブメドレーアカデミーにアップしたり、入社時研修や主任研修などを開催したり、といった業務もあります。

── 法定研修でもジョブメドレーアカデミーをご利用いただいているそうですね。

斉藤氏　ジョブメドレーアカデミーについてはそちらがメインです。もともとは毎月各館の職員1、2名に本社で法定研修を受けていただき、後日それぞれの館で伝達してもらっていたんです。でも全職員に受講してもらうには、5回も10回も伝達研修を行わなければならず、それはさすがに難しい、と。それで2、3回開催したら講師役の職員が主任・副主任に伝達し、主任・副主任から未受講者へ伝達してもらうようになりました。

── それは伝言ゲームのようになる恐れが......。

斉藤氏　そこは間違いなく課題でした。本社の研修に参加した職員たちでさえ、全員がまったく同じ講義はできないと思うんです。人によって重視する点が違ったり、説明不足だったりすることがあるので、伝達の伝達となれば「推して知るべし」ですよね。伝達役の職員には業務時間を削って本社に来ていただいていたので、交通費に人件費、労働力の問題もありました。伝達研修を何度もすればその分、時間や費用、労力がかかりましたし、法定研修は内製化していたので、資料づくりや研修報告書の管理といった我々本社側の負担も膨らんでいました。

── そうした課題を解決するために、オンライン動画研修を導入しようと?

斉藤氏　そうです。オンライン動画研修なら講義内容に差が生じませんし、会場へ移動するための時間や費用、開催準備の手間もかかりませんから。それで良いサービスはないかなと考えていたときにジョブメドレーアカデミーを知り、必要な動画が揃っていたことから導入を決めました。オリジナル動画の登録が可能なので、講演会等を撮影しておけば、当日参加できなかった方々にも追って見てもらえますし、介護業界に特化したサービスなら、法改定の際に情報をとりこぼさずに済むだろうという期待もありました。

全館がそれぞれのやり方で受講を推進

── 導入時の周知の流れを教えてください。

斉藤氏　まずは本社サイドで話して館長たちに伝え、館長から主任や副主任などの管理職へ、管理職から現場職員へという流れで周知していきました。とはいえ、その間も毎月研修をしていたので、管理職からの説明の前に全職員に向けて「何年度の何月から研修方法が切り替わります」というアナウンスをしました。

── 環境の整備や受講ルールの案内はどうされましたか?

斉藤氏　導入の周知と並行して、各館各フロアにあるタブレットにジョブメドレーアカデミーのショートカットを作成しました。そのうえで、ログインから動画を受講するまでの操作方法を説明した冊子をつくり、全職員に配布しました。介護業界は IT ツールに不慣れな方も多いので、なるべく迷わずに操作できるように準備しておこうと考えました。受講ルールとしては、ご入居者対応の合間に受講するのはやめてくださいと案内しています。

── 業務中の受講は禁止ということですか?

斉藤氏　いいえ、禁止しているのは「ご入居者対応の合間の受講」です。当社では、あえて人員配置にゆとりをもたせる日を設けるようにしています。その日は各職員が一定時間ご入居者対応から離れるので、その時間を利用して受講してもらうようにしています。月内に時間を取れない場合は、残業申請をして業務時間外に受講するようお願いしています。

齊藤氏　早番の日の夕方に会議があれば、業務が終わって会議が始まるまでの空き時間に受講する職員もいますし、お昼休みを使って受講する方もいます。

── タブレットだけでなく、業務用パソコンや個人のスマートフォンでの受講も可能なのでしょうか。

斉藤氏　可能です。ただし、個人のスマートフォンの場合は通信量・通信費の問題があるので、基本的には会社のタブレットやパソコンでの受講を推奨しています。

── 受講を浸透させるために行ったことを教えてください。

斉藤氏　毎月半ばに本社から各館へ、その月の受講達成率を共有していますが、受講の促しは全館それぞれのやり方で行っています。私が現場の管理職だったときは、本社から届いた受講達成率の表を印刷して貼りだし、受講が完了したら各自で名前を消してもらうようにしていました。すると月末前には未受講者が減っているので、ジョブメドレーアカデミーで改めて受講状況を確認し、未完了の職員には各フロアの主任から声をかけてもらっていました。それでも受講しない方がいれば、当人が出勤してきたときに、私から直接「今日中に受講してください」と伝えていました。

齊藤氏　以前私がいたところでは全職員の名前と、その月のタスクが書かれた一覧表がキャビネットに貼られていて、受講が完了したら受講日を書き入れることになっていました。それで受講期限の10日前と1週間前に未受講者数を管理職が確認し、2、3日前になっても受講していなければ個別に声をかけていました。

── 毎月研修の案内はしていますか?

斉藤氏　はい。全職員が使用するシステムにメッセージ機能があるので、月初に、その月の研修項目と受講期限をお知らせしています。現場職員のなかにはメッセージに気づかない方もいるので、全館の幹部が集まる会議でも同様の案内をして、各館で伝えてもらうようにしています。

── 受講の促しを各館に任せているにもかかわらず、全館が高い受講達成率を維持しています。ぜひ定着成功の秘訣を聞かせてください。

斉藤氏　本社が粘り強く発信し、現場の管理職がそれに応えた結果、高い受講達成率を維持できるようになったのかなと思います。導入当初は私も現場の管理職でしたが、本社から何度か「未達です」と言われ、全職員の受講達成率を100パーセントにすべく努めました。

齊藤氏　最初の頃は、全員の受講達成率が100パーセントになっていないと本社から連絡が来て、未受講者が残っている理由を聞かれました。

斉藤氏　各館に毎月発信している受講データは、その館の当月の記録をまとめたものですが、幹部会議では全館の当月までの記録が載った表が配られます。すると、ここはずっと100パーセントだねとか、ここは半年続けて未達だねといったことがわかるので、その一覧が刺激になっている部分もあるかもしれません。

統一的かつ効率的な研修が可能に

── ジョブメドレーアカデミーの導入によって変化したこと、改善したことを教えてください。

齊藤氏　一番は、自分のタイミングで受講できるようになったことだと思います。あらかじめ研修の日時が決まっていると、仕事の帳尻をそこに合わせる必要がありますよね。でも、現場ではイレギュラーが起こることも多いので、必ずしも業務がスムーズに終わるとは限りません。それどころか、救急搬送によって開催ができないこともあります。だからこそ、周囲の影響を受けずに研修を受けられるようになったことは、間違いなくメリットだと思います。

斉藤氏　あとは入社時の研修ですね。新入社員には入社後しばらくすると、職員が講師を務める入社時研修を受けてもらうのですが、その前に最低限知っておいてほしいことをジョブメドレーアカデミーの動画で学んでもらっています。職員による研修に先立って学習してもらえる、しかも受講中に職員がついていなくて済むというのは、非常にありがたいです。

齊藤氏　伝達研修をする必要がなくなったことも大きな変化だと思います。私自身、過去に伝達研修で伝達役を任されたことがあるのですが、みんなにきちんと伝えられるかなと、とてもプレッシャーを感じていました。

── 不安がそのまま負担に?

齊藤氏　そうです。もちろん、全員が同じ動画研修を受講したからといって理解度まで完全に統一されるわけではないと思います。でも、統一した指導によって理解度のバラつきはある程度抑えられます。業務中に「これは動画で受講したよね」といった会話を耳にすることもあるので、知識が身についていると感じています。

斉藤氏　ジョブメドレーアカデミーは受講記録を出力できるので、受講後に研修報告書を提出してもらう必要もなくなりました。監査や運営指導の際にはその記録を見ていただけますし、報告書をとりまとめる手間も保管スペースも削減できて、とても助かっています。何より、毎月法定研修の準備・実施に費やしていた1日半から2日ぶんの時間と労力を、別の業務に回せるようになりました。

── 今後の活用の展望を聞かせてください。

斉藤氏　オリジナル動画機能を積極的に活用していきたいですね。新型コロナウイルス感染症の流行以降、ガウンテクニックや手洗い方法などの講習会を撮影してアップしていますが、目で見たほうが理解しやすい技術の習得には、やはり動画が有効だと感じています。

齊藤氏　主任研修をはじめ、職員が講師役を務める研修を動画にしてアップするのも良いかもしれません。発信者と受講者、双方の時間的な拘束がなくなり、業務効率が向上すると思います。

── 幅広くご活用いただけるとうれしいです。本日はありがとうございました。

※内容はすべて取材当時のものです。