ジョブメドレーアカデミーで、 職種ごとに統一した研修を実現。 特定事業所加算の申請もスムーズに!

事業所の数が多く、職種での集合研修は難しかった

── 最初に鈴木さんのご所属と担当業務を教えてください。

鈴木氏　現在は本社の事業運営支援部・運営指導課に在籍しており、主に社内検定と各種研修に携わっています。 社内検定はケアパートナーの従業員として必要な知識の確認や、福祉業界で働く際に欠かせない基本的知識の習得を目的とした試験です。年に一度は必ず全社員に受けていただき、合格するまで続けてもらいます。研修にはスキルアップシートを用いた社内研修、チームビルディングを目的としたアウトドア研修、特定事業所加算の算定要件である個別研修、生活相談員・計画作成担当者・サービス提供責任者を対象とした研修などがあります。そのなかで私は講師の手配や受講状況の確認、計画策定といった管理業務全般を担当しています。

── 今のお話だけで、御社が熱心に従業員教育に取り組んでいることがわかりました。

鈴木氏　そうですね、従業員教育には力を入れています。 この先、人口減少や少子高齢化に対応していくためには、環境の変化に適応しつつ組織力を強化する必要があります。だからこそ研修をとおして企業と従業員とが同じ目標を共有し、ともに成長していくことが大切だと考えているんです。

── 多種多様な研修があるなか、集合研修とオンライン研修の使い分けはどのようにしているのでしょうか。

鈴木氏　当社は介護事業のほかに保育事業も展開しているので、社内規定等の組織全体に関わるものは対面型の集合研修でおこない、介護職を対象とした研修はジョブメドレーアカデミーを使用しています。

── そのジョブメドレーアカデミーを導入した経緯を聞かせてください。

鈴木氏　ジョブメドレーアカデミーを導入したのは、職種ごとに必要な知識や技術をしっかり身につけてもらいたいと考えたからです。先ほど申し上げたように、組織として従業員全員に習得してほしいことは社内研修や検定をとおして指導・確認しているのですが、職種単位で見ると思いのほか介護知識が偏っていたり、共通認識が得られていなかったりと、いくつか課題がありました。押さえておくべき基礎知識は資料にまとめて共有していましたし、各事業所で個別研修もおこなっていましたが、教え方自体にバラつきがあり、統一した指導ができていなかったんです。とはいえ、北は北海道から南は九州まで事業所があるなか、業務で忙しいみなさんに度々一ヶ所に集まってもらうのは難しい。それで何か良い方法はないかと考えていたところ、オンライン動画研修なら従業員が自分の空いている時間を使って、自分のペースで受講できるんじゃないかという話になりました。ジョブメドレーアカデミーを選んだのは、コンテンツの数と種類が豊富で、生活相談員研修をはじめ、欲しい動画が揃っていたからです。

現場の業務状況を考慮し、受講期間を2週間に設定

── 導入に際し、従業員の方々にはどのように周知したのでしょうか。

鈴木氏　まずは導入目的と運用手順を書面で案内し、質問や相談があれば現地へ足を運んで説明しました。パソコンやスマートフォンに不慣れな方もいるので、そのあたりのフォローは丁寧にしていました。ただ、なにぶん受講者の年齢層が幅広いので、全体に浸透するまでには半年以上かかったかもしれません。

── 現在360名以上の方にお使いいただいていますが、受講者の選定から受講状況の管理まで全て鈴木さんがおこなっているのですか?

鈴木氏　IDやパスワードは私が一括管理していますが、受講者の選定は事業所の管理者などにお願いしており、受講管理は手分けしています。

── 手分けと言いますと?

鈴木氏　現在当社では、生活相談員・計画作成担当者・ サービス提供責任者を対象としたものと、特定事業所加算の個別研修の2系統に分けて研修をおこなっています。前者は各事業所に2名ずつ受講者を選んでもらい、私が全体管理を担当。後者は全国の事業所を8つのグループに分け、受講管理は事業所管理者にお任せしています。

── 受講場所や使用デバイスについてなど、受講に関するルールはありますか?

鈴木氏　パソコンやスマートフォンなど、受講可能なデバイスを会社から貸与されている場合は、なるべくWi-Fi 環境下でそれを使用してください、とお伝えしています。 動画を見るタイミングはとくに定めていませんが、研修も仕事の一環と捉え、近頃は時間内に実施していただけるよう、業務の見直しや分担をお願いしています。未だ時間外に受講している方はいますが、それでも以前よりは大幅に減りました。

── 受講期限は設けていますか?

鈴木氏　はい。私が管理する生活相談員等の研修でいうと、受講期間は2週間に設定しています。全従業員がパソコンやメールアドレスを持っているわけではないので、動画公開の1週間前になったら、研修テーマと受講期間を事業所管理者に通知します。その後、受講期限の1週間前からリマインドを開始し、受講達成率が100パーセントになるまで続けるんです。

── 受講期間を2週間にしているのはなぜですか?

鈴木氏　当初は前の月の終わりに研修開始の予告をして、受講期間を1ヶ月取り、中旬になったらリマインドを開始するというサイクルだったんです。でも現場が最も忙しい月末にリマインドしたところで、未受講者は一向に減らなくて。月初から中旬までなら比較的手が空きやすいと聞き、受講期間を月初から中旬の2週間に変更したんです。おかげで受講が次の月にずれ込むことがなくなりました。

研修レポートを義務付け、学習効果向上を目指す

── 受講者が多くリマインドが大変だというのもひとつかもしれませんが、ほかに多拠点運用ならではの難しさや苦労があれば教えてください。

鈴木氏　受講者の異動や退職があるたびにライセンス登録を入れ替えなければならず、ややこしいなと感じることはあります。例えばA事業所で受講していた生活相談員がB事業所に異動したとします。すると、B事業所はライセンスを付与された相談員が3人に増え、A事業所は1人に減ってしまうので、人員を調整しなければなりません。

── 生活相談員研修の受講は各事業所2名ずつとおっしゃっていましたね。

鈴木氏　はい。この場合、B事業所でどう調整するかは事業所管理者の判断に委ねているんです。各事業所で2名としていますので、現受講者の1名と交換するか、異動者を受講者から外すか、事業所管理者に選んでいただいています。ただA事業所には、新たに1名受講者を選出してもらわなければならないので、そうした調整が重なると少し混乱します。といっても、登録の追加・変更で済むなら良いのですが。一番困るのは、事業所管理者が誤って異動者や退職者の登録を削除してしまうケースです。受講者を削除すると受講履歴が消えてしまうので、その方がどこまで研修を受けたかわからなくなってしまうんですよね......。

── それは悲しい......。

鈴木氏　システム上の変更手続きは全て私がおこなっているので、異動者や退職者が出たときはこちらに連絡してくださいと伝えてあるのですが、ごく稀にそんな悲劇が起こります。

── 従業員の登録や受講状況の確認以外で多用している機能はありますか?

鈴木氏　研修レポートはよく使っているかもしれません。 受講者から「たくさんあって大変だ」と言われることもありますが、レポートは学習効果の向上につながる大事なアウトプットだと考えているので、みなさんに必ず記入していただいています。実は私、はじめは提出物を一括で出力できることを知らずに、100人分のレポートをひとつずつ開いては読んで「確認済み」にしていたんです。 その作業があまりに業務を圧迫するので、「一気に見る方法があれば良いのにな」と言っていたら、前任者が一括で出力する機能があることを教えてくれました(笑)。

── 無事に解決して良かったです。ではジョブメドレーアカデミーの導入で得られた効果、変化について教えてください。

鈴木氏　導入前の課題だった知識や技術の偏りは、経験豊富な専門講師の動画を見ることで改善されてきたと思います。それに従業員が好きな時間に受講できるので、業務効率も確実に向上しました。また、以前は事業所管理者などが膨大な時間をかけて研修資料を作成したり配布したりしていましたが、 そうした手間は一切なくなりましたね。スマホの扱いが苦手な方に受講の仕方をレクチャーする時間はできましたが、導入前と比べたら研修に付帯する作業は格段に減りました。

── 管理面ではいかがでしょう?

鈴木氏　個別研修計画書の作成が簡単になりました。 記入項目のほとんどをCSVで出力できるので、特定事業所加算の申請がしやすくなり、非常に助かっています。 あとは研修計画を立てる手間が大幅に削減できたことも、うれしい変化でした。介護事業所は業種によって実施すべき研修項目が異なるうえ、法改正等への対応も必要なので、以前は一つひとつ調べながら研修計画を検討していたんです。その点、ジョブメドレーアカデミーはカテゴライズされた動画から必要な研修を選定できるので、研修計画の作成がとてもラクになりました。

── 今後の活用の展望を聞かせてください。

鈴木氏　まだ特定事業所加算を取得していない訪問介護事業所が申請を考えているようなので、「ジョブメドレーアカデミーを使えば個別研修も計画書の作成も容易ですよ」と伝えて、活用を広げていきたいと思います。

── うれしいお言葉をありがとうございます。ぜひご活用ください。

※内容はすべて取材当時のものです。